企業の経費管理改善事例|SUMIFS関数だけで経費を効率的に集計
経費管理に悩む皆さん、日々のコスト管理が煩雑で時間がかかると感じたことはありませんか?
本記事では、SUMIFS関数を活用して、経費をカテゴリ別に効率的に集計する方法を詳しく解説します。
毎月のデータ数が増減しても、同じ作業の繰り返しを軽減できるはずです。
SUMIFS関数の構文
SUMIFS関数は、複数の条件に基づいてセル範囲の合計を計算するためのEXCEL関数です。
経費をカテゴリ別に集計する場合、この関数は非常に便利です。
SUMIFS関数の基本構文
=SUMIFS(合計対象範囲, 条件範囲1, 条件1, 条件範囲2, 条件2, …)
具体例
例えば、経費のデータがA列に日付、B列にカテゴリ、C列に金額が入力されているとします。
カテゴリ別に合計を計算するには、次のようなSUMIFS関数を使用します:
=SUMIFS(C:C, B:B, ”交通費”)
この式は、B列が「交通費」であるすべてのC列の値を合計します。
SUMIFS関数で経費をカテゴリ別に集計
交通費、会議費、その他経費を「交通費」「会議費」「その他」のカテゴリに分類し、
集計する方法を説明します。
SUMIFS関数を使って、各カテゴリの経費を自動的に集計するテンプレートを作成します。
日付 | カテゴリ | 金額 | 備考 |
---|---|---|---|
2024/01/01 | 交通費 | 2,500円 | 出張(東京) |
2024/01/03 | 会議費 | 5,000円 | 会議(大阪) |
2024/01/05 | その他 | 1,200円 | 文房具購入 |
2024/01/10 | 交通費 | 3,000円 | 出張(名古屋) |
2024/01/12 | 会議費 | 4,000円 | 会食(京都) |
2024/01/15 | その他 | 800円 | コピー用紙購入 |
2024/01/20 | 交通費 | 1,500円 | 出張(神戸) |
2024/01/22 | 会議費 | 3,500円 | 会議(広島) |
2024/01/25 | その他 | 1,000円 | ソフトウェア購入 |
2024/01/28 | 交通費 | 2,000円 | 出張(福岡) |
2024/02/01 | 交通費 | 2,800円 | 出張(札幌) |
2024/02/03 | 会議費 | 4,500円 | 会議(仙台) |
2024/02/05 | その他 | 1,100円 | 備品購入 |
2024/02/10 | 交通費 | 3,200円 | 出張(新潟) |
2024/02/12 | 会議費 | 4,200円 | 会食(長野) |
2024/02/15 | その他 | 900円 | 事務用品購入 |
2024/02/20 | 交通費 | 1,800円 | 出張(浜松) |
2024/02/22 | 会議費 | 3,800円 | 会議(静岡) |
2024/02/25 | その他 | 1,400円 | 備品購入 |
2024/02/28 | 交通費 | 2,200円 | 出張(富山) |
2024/03/01 | 交通費 | 2,900円 | 出張(福井) |
2024/03/03 | 会議費 | 4,600円 | 会議(金沢) |
2024/03/05 | その他 | 1,300円 | 文房具購入 |
2024/03/10 | 交通費 | 3,300円 | 出張(岐阜) |
2024/03/12 | 会議費 | 4,300円 | 会食(滋賀) |
2024/03/15 | その他 | 1,000円 | コピー用紙購入 |
2024/03/20 | 交通費 | 1,700円 | 出張(奈良) |
2024/03/22 | 会議費 | 3,700円 | 会議(和歌山) |
2024/03/25 | その他 | 1,500円 | 備品購入 |
2024/03/28 | 交通費 | 2,300円 | 出張(高知) |
2024/04/01 | 交通費 | 2,600円 | 出張(松山) |
2024/04/03 | 会議費 | 4,700円 | 会議(徳島) |
2024/04/05 | その他 | 1,200円 | 備品購入 |
2024/04/10 | 交通費 | 3,400円 | 出張(宇都宮) |
2024/04/12 | 会議費 | 4,400円 | 会食(前橋) |
2024/04/15 | その他 | 900円 | 事務用品購入 |
2024/04/20 | 交通費 | 1,900円 | 出張(川崎) |
2024/04/22 | 会議費 | 3,900円 | 会議(横浜) |
2024/04/25 | その他 | 1,400円 | 備品購入 |
2024/04/28 | 交通費 | 2,400円 | 出張(相模原) |
2024/05/01 | 交通費 | 2,700円 | 出張(八王子) |
2024/05/03 | 会議費 | 4,800円 | 会議(千葉) |
2024/05/05 | その他 | 1,300円 | 文房具購入 |
2024/05/10 | 交通費 | 3,500円 | 出張(さいたま) |
SUMIFS関数の設定
各カテゴリの合計を計算するセルにSUMIFS関数を設定します:
- 交通費の合計:=SUMIFS(C:C, B:B, ”交通費”)
- 会議費の合計:=SUMIFS(C:C, B:B, ”会議費”)
- その他経費の合計:=SUMIFS(C:C, B:B, ”その他”)
アウトプットされた結果
カテゴリ | 合計金額 |
---|---|
交通費 | 45,700円 |
会議費 | 55,400円 |
その他 | 15,000円 |
解説
- 交通費は、出張や移動にかかった費用の合計です。合計金額は45,700円です。
- 会議費は、会議や会食にかかった費用の合計です。合計金額は55,400円です。
- その他は、文房具やソフトウェア購入などの費用の合計です。合計金額は15,000円です。
これにより、どのカテゴリにどれだけの費用がかかっているかを一目で把握できます。
毎月のデータ数が増減しても、同じ作業の繰り返しを軽減**できるため、時間と労力の節約になります。
応用テクニック
先程の関数式に対して、次のようなカスタマイズもできます。
- 複数条件も指定できます
- 第3引数の条件1にセル範囲を指定し、カテゴリが変更されても集計できます。
最後に
多くのビジネスで、毎月の経費管理が煩雑で手間がかかるという悩みがあります。
特に、データの数が増減すると、同じ作業の繰り返しが非効率です。
この記事で紹介したSUMIFS関数を使った経費集計方法を使用すれば、経費を自動的にカテゴリ別に集計し、可視化できます。
これにより、手作業の負担を大幅に軽減できます。
SUMIFS関数を使うことで、経費管理の効率化が実現し、毎月のデータ数の増減にもスムーズに対応できます。
この方法を取り入れることで、時間と労力を節約し、経費管理の精度を高めることができます。
そのまま使えるテンプレートのダウンロード:
テンプレートは以下からダウンロードしてください。