Excelで顧客データを効率的に管理するためのVLOOKUP関数の使い方

顧客データの管理は、ビジネスにおいて非常に重要です。

しかし、大量のデータを手動で検索し、整理するのは時間がかかり、エラーも発生しやすいです。

そこで、ExcelのVLOOKUP関数を活用することで、顧客データの検索と管理を効率化する方法について解説します。

VLOOKUP関数を使って特定の顧客情報を検索するために、次のような顧客管理シートを作成します。

VLOOKUP関数とは？

VLOOKUP（垂直検索）関数は、Excelでデータを検索する際に使用する強力なツールです。
この関数を使うと、大規模なデータセットから特定の情報を迅速に抽出できます。

本題でないため、簡略化して説明します。
VLOOKUP関数の基本構文は次の通りです：

=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索の型)

• 検索値: 検索する値
• 範囲: データが含まれる範囲
• 列番号: 結果を返す列の番号
• 検索の型: 完全一致はFALSE、近似一致はTRUE

例として、特定の顧客IDから名前を検索する場合の構文は次のようになります：

=VLOOKUP(顧客ID, 顧客データ範囲, 名前の列番号, FALSE)

ステップ1: 顧客データの準備

まず、Excelに顧客データを入力します。以下のように、一部のデータを抜粋した表を準備しましょう：

顧客ID	名前	電話番号	メールアドレス
1001	伊藤次郎	xxx-xxxx-xxxx	54qnp554th@example.com
1002	鈴木三郎	xxx-xxxx-xxxx	6kdhfghd@example.com
1003	佐藤太郎	xxx-xxxx-xxxx	asdfdsfa@example.com
・・・

このように、必要な顧客データをリストアップしておきます。
全データを取得したい場合は、次の「解答付きダウンロードファイル」を参照してください。

解答付きサンプルデータ

解答付きです。

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ステップ2: VLOOKUP関数の適用

特定の顧客情報を検索するためにVLOOKUP関数を使用して、
以下のような顧客管理シートを作成します。

この例では、顧客ID ‘1001’ を使用して、関連する顧客の名前を即座に取得しています。

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顧客名の取得

名前を取得するために、C3セルに次の式を入力します：

=VLOOKUP($A$3, customer_data_windows_alphanume!$A$1:$D$101, 2, FALSE)

• $A$3：検索値（顧客ID）
• customer_data_windows_alphanume!$A$1:$D$101：検索範囲
  ここで、customer_data_windows_alphanumeはデータが含まれるシート名であり、$A$1:$D$101は検索範囲のセルを示しています。
• 2：名前の列番号
• FALSE：完全一致

電話番号の取得

電話番号を取得するために、D3セルに次の式を入力します：

=VLOOKUP($A$3, customer_data_windows_alphanume!$A$1:$D$101, 3, FALSE)

• $A$3：検索値（顧客ID）
• customer_data_windows_alphanume!$A$1:$D$101：検索範囲
  ここで、customer_data_windows_alphanumeはデータが含まれるシート名であり、$A$1:$D$101は検索範囲のセルを示しています。
• 2：名前の列番号
• FALSE：完全一致

メールアドレスの取得

メールアドレスを取得するために、E3セルに次の式を入力します

=VLOOKUP($A$3, customer_data_windows_alphanume!$A$1:$D$101, 4, FALSE)

• $A$3：検索値（顧客ID）
• customer_data_windows_alphanume!$A$1:$D$101：検索範囲
  ここで、customer_data_windows_alphanumeはデータが含まれるシート名であり、$A$1:$D$101は検索範囲のセルを示しています。
• 4：名前の列番号
• FALSE：完全一致

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なお、customer_data_windows_alphanume!$A$1:$D$101は、検索範囲を指定しています。
customer_data_windows_alphanumeはデータが含まれるシート名であり、$A$1:$D$101は検索範囲のセルを示しています。
下図のシートです。

このように、各関数式は基本的に同じですが、取得したい情報に応じて列番号だけが変更されています。
これにより、顧客IDを入力するだけで、名前、電話番号、メールアドレスの情報を自動的に取得することができます。

ステップ3: 実際のビジネスシーンでの応用

VLOOKUP関数の注意点

• 範囲の指定: データ範囲を正確に指定することが重要です。不正確な範囲指定はエラーの原因となります。
• 列番号の確認: 指定する列番号は、範囲内の相対的な位置です。間違った列番号を指定すると、期待した結果が得られません。
• 検索の型: 完全一致（FALSE）を使用することが多いですが、必要に応じて近似一致（TRUE）も使うことができます。

最後に

VLOOKUP関数は、Excelで顧客データを効率的に管理するための強力なツールです。
この関数を活用することで、データ検索の時間を大幅に短縮し、
ビジネスの様々なシーンでの生産性を向上させることができます。

是非、実際の業務で活用してみてください。