【ビジネスExcel実践講座・初級】データの整理 -其の1「ソート」-

新章の「データの整理」として、其の1「ソート」を解説します。
データのパターンや傾向を把握しやすくなります。

本記事では、以下を主に学びます。

---

• 単一キーおよび複数キーを使ったソート方法
• データの一部をソートする際の注意点

---

ソート操作画面の説明

単一キーおよび複数キーを使ったソート方法があります。

ソートの種類	使用する操作エリア
単一キーの場合	「並び替え」ボタン
複数キーの場合	「並び替え」ダイアログボックス

※上図はリボンからの操作する場合です

「並び替え」ボタン

単一キーのみのソートが可能です。

ボタン	説明
昇順の[並び替え]	選択された列を昇順（AからZ、または小さい数字から大きい数字へ）で並び替えます。
降順の[並び替え]	選択された列を降順（ZからA、または大きい数字から小さい数字へ）で並び替えます。

「並び替え」ダイアログボックス

複数キーもソートが可能です。

ボタン名	説明
[レベルの追加]	新しいソートキーを追加できます。通常、複数のキーによるソートを実行する場合に使用します 複数のキーを指定すると、最初のキーが適用され、次に追加のキーが適用される順序でデータがソートされます
[レベルの削除]	このボタンを選択すると、選択したソートキーを削除できます ソートキーを削除することで、特定の列に関連付けられたソートが解除されます
[レベルのコピー]	ソート条件をコピーできます。コピーした条件は後で別の場所で再利用する際に便利です
上向き矢印	選択した並び替えルールを一つ上に移動し、優先順位を上げる
下向き矢印	選択した並び替えルールを一つ下に移動し、優先順位を下げる
[オプション]	並び替えの詳細オプションを設定するためのボタンです。
先頭行をデータの見出し行として使用する	データのソート操作で最初の行をデータの見出しとして扱い、それを除いてデータのソートが行われます

[オプション]の詳細説明

「並び替えオプション」ダイアログボックスの[オプション]です。

---

• 大文字と小文字を区別する(C):
  • 並び替え時に大文字と小文字を区別します。
• 方向:
  • 行単位(T): 並び替えを行単位で行います。
  • 列単位(L): 並び替えを列単位で行います。
• 方法:
  • ふりがなを使う(S):
    • ふりがなを利用して並び替えを行います。
  • ふりがなを使わない(R):
    • ふりがなを使用せず、データの内容そのものを基に並び替えを行います。

---

ソート操作方法

単一キーと複数キーによるソートの操作方法を説明します。

単一キーによるソート

右クリックメニューからのソート操作

以下の手順により、データが選択した列に応じて昇順または降順にソートされます。

---

1. 選択した列のヘッダを右クリック

2. 右クリックメニューから、[並び替え]をクリック

3. [昇順]または[降順]のアイコンを選択

---

リボンからのソート操作

以下の手順により、データが選択した列に応じて昇順または降順にソートされます。

---

1. ソートしたい列のヘッダを選択

2. [データ]タブを選択

3. [昇順]または[降順]のアイコンを選択

---

複数キーによるソート

右クリックメニューから「複数のキーによるソート」

以下の手順により、右クリックして表示されるメニューから複数のキーを設定し、データを並べ替える方法です。

---

1. ソートしたい列のヘッダーを右クリック
2. 右クリックメニューから [並べ替え] のアイコンを選択し、 [ユーザーの設定の並べ替え] を選択
3. ダイアログ ボックスが表示される。ここで、複数のキーによるソート条件を設定
4. [列] ドロップダウンから「購入日」を選択
5. [古い順] を選択
6. [+レベルの追加] を選択。このボタンは、新しいソートキーを追加するために使用
7. 新たに追加されたソートキーについて、 [列] ドロップダウンから「顧客ID」を選択
8. [昇順] を選択
9. [OK] を選択してソートを実行

---

リボンから「複数のキーによるソート」

以下の手順により、リボンメニューの「データ」タブから複数のキーを設定し、データを並べ替える方法です。

---

1. ソートしたい列のヘッダーを右クリック
2. [データ] タブを選択
3. [並び替え] のアイコンを選択
4. ダイアログ ボックスが表示される。ここで、複数のキーによるソート条件を設定
5. [列] ドロップダウンから「購入日」を選択
6. [古い順] を選択
7. [+レベルの追加] を選択。このボタンは、新しいソートキーを追加するために使用
8. 新たに追加されたソートキーについて、[列] ドロップダウンから「顧客ID」を選択
9. [昇順] を選択
10. [OK] を選択してソートを実行

---

データの一部をソート

データが選択した列に応じて昇順または降順にソートされます。
次の例では、行7の「合計」行をソート範囲から除外しています。

---

1. ソートを適用する範囲を選択

2. [データ]タブを選択

4. [昇順]または[降順]のアイコンを選択

---

部分的なソートを行う場合の注意点

部分的なソートを行う場合は注意点があります。

---

• 選択した範囲内のデータだけがソートされます。他のデータに影響を与えないよう確認しましょう。
  • 例えば、A〜Zまでのデータがある中でA〜Bだけをソートすると、残りのC〜Zのデータと順序がずれ、不整合が生じる可能性があります。
• 複数の列をソートする場合、ソート列は左から右に順に適用されます。
  • 例えば、まず「日付」でソートし、その後に「名前」でソートする場合、最初に「日付」が優先されます。列の順序を調整し、データの整合性を確保しましょう。

---

次回について

今回は、「データの整理」の其の1「ソート」を解説しました。

次回は、其の1として「フィルタ」に関してです。
具体的には、データの特定の条件に基づいて表示をフィルタリングする方法を学びます。
必要な情報のみを抽出することができ、特定のデータを重点的に把握できます

お楽しみに！