関数いらず！Excelのプルダウンリストを“自動更新”でDX～クライアントが迷わず使える仕組み～
えくせるサイトウ
あるクライアント企業では、Excelを日常業務で使っていました。
しかし課題がひとつ――「プルダウンリストの更新」です。
部門リストや商品リストは頻繁に増減するのに、Excelの知識がない担当者は編集できず、毎回サポートが必要でした。
範囲を直し忘れて「プルダウンに新しい部門が出てこない…」と混乱することもしばしば。
そんな状況を解決するために導入したのが、自動で更新されるプルダウンリストの仕組みです。
Excelでプルダウンリストを作る方法には、同じシートに候補リストを置く方法と、別シートに分ける方法の2つがあります。
今回の目的は、クライアントが迷わず使える仕組みをつくること。
そんな状況を解決するために導入したのが、関数いらずで自動更新できるプルダウンリストの仕組みです。
複雑な関数は使わず、Excel標準機能だけで完結するので、初心者でも安心して利用できます。
Excelでプルダウンリストを作る方法には、同じシートに候補リストを置く方法と、別シートに分ける方法の2つがあります。
そのため候補リストを 管理用のシート（マスタリストDB） にまとめ、
実際に入力する人が操作する 作業用のシート（選択入力） とは切り分ける「別シート方式」を採用しました。
目次
■ 解決アプローチ
Excel標準機能の 「テーブル化」 と 「名前の定義」、そして 「データの入力規則」 を組み合わせることで、
候補リストを別シートに置いたまま、追加項目が自動でプルダウンに反映される仕組みを構築します。
多くの解説記事では「INDIRECT関数」などを使ってリストを可変化していますが、
今回の方法では関数を一切使いません。Excelの標準機能だけで完結するため、初心者にも扱いやすいのが特長です。
プルダウンリスト自動更新の手順（別シート版・マニュアル風）
「マスタリストDB」シート候補を管理）
│
▼
「選択入力」シート（ユーザー入力）
メリット：
- データ管理と入力を分離
- 役割を明確化
- 誤操作や混乱を防止
この仕組みでは、2つのシートを用意することが重要です。
- 「マスタリストDB」シート … プルダウンで使う候補（部門名など）を管理する場所
- 「選択入力」シート … 実際にユーザーがプルダウンで選択して入力する場所
👉 シートを分ける理由は、データ管理と入力作業を混在させないためです。
これにより、リストを編集する人と入力する人の役割が明確になり、誤操作や混乱を防ぐことができます。
■ データ管理作業（マスタリストDBシート）
+---------------------------------------------------+
データ管理作業（マスタリストDBシート）
+---------------------------------------------------+
|
v
1. リストを準備する
2. リストをテーブル化する
3. 名前を定義する
|
v
+---------------------------------------------------+
プルダウン設定作業（選択入力シート）
+---------------------------------------------------+
|
v
1. プルダウンを設定する
|
v
+---------------------------------------------------+
動作確認作業（選択入力シート）
+---------------------------------------------------+
1. リストを準備する
「マスタリストDB」シート を作成し、候補を入力します。
| 部門名 |
|---|
| 営業部 |
| 総務部 |
| 経理部 |
| 人事部 |
| マーケティング部 |
2. リストをテーブル化する
「マスタリストDB」シート に切り替えて作業します。
- リスト範囲（例：A1:A6）を選択
- [挿入] をクリック
- [テーブル] をクリック
- ダイアログで[先頭行をテーブルの見出しとして使用する]にチェック
- [OK] をクリック
3. 名前を定義する
なお、番号（テーブル1、テーブル2、テーブル3 など）は環境により異なります。
- [数式］をクリック
- [名前の定義］ をクリック
- [名前]に （例：
=部門名リスト） と入力する（名称は各自お好みで設定） - [OK] をクリック
■ プルダウン設定作業（選択入力シート）
1. プルダウンを設定する
※ここから 「選択入力」シート に切り替えて作業します。
- プルダウンを設定したいセル（例：B2）をクリック
- [データ]をクリック
- [データの入力規則] をクリック
- [データの入力規則]ダイアログ → [設定] タブ
- [入力値の種類]＝ リスト を選択
- [元の値]に（例：
=部門名リスト）を入力 - [OK] をクリック
■ 動作確認作業（選択入力シート）
1. 動作を確認する
- 「マスタリストDB」シート に（例：
テスト）を追加 - 「選択入力」シート のB2セルをプルダウンメニューをクリックすると、新しい部門が自動で選択肢に表示されます
プルダウンリスト自動更新のメリット（別シート版）
- シートを分けることで役割が明確（管理用と入力用）
- 初心者でも「どこにデータを入れて、どこで使うか」が理解しやすい
- 誤操作を防ぎ、実務に耐える仕組みになる
■ 補足：名前の管理に2つ表示されるのは正常です
すべての作業が終わったあとに、［数式］→［名前の管理］ を開くと、
下図のように2つの項目が表示されます。
- テーブル名（例：テーブル1、テーブル2、テーブル3 など。番号は環境により異なる）
- 自分で定義した名前（例：部門名リスト）
これは正常な状態です。
テーブルを作成した時点で自動的に「テーブル○○」という名前が付与され、
さらにユーザーが「部門名リスト」という名前を定義したため、2つ表示されているだけです。
👉 初めて見た方は「2つ出てきたけど大丈夫？」と驚くかもしれませんが、これは仕様通りなので問題ありません。
